Huishoudelijk reglement van de Vereniging van Dow Gepensioneerden (VDG)

 

 

Artikel 1 - Bestuur 

1.1.      Het bestuur vergadert op ongeregelde tijden of op wens van één van de bestuursleden. 

1.2.      Voor het nemen van besluiten moet de meerderheid van het aantal bestuursleden - waaronder in elk geval twee leden van het dagelijks bestuur - ter vergadering aanwezig zijn.

Alle bestuursleden hebben één stem; meervoudig stemrecht is niet van toepassing.

1.3.      In afwijking van het bepaalde in het vorig lid kan telefonisch, audiovisueel of schriftelijk overleg plaatsvinden en over zaken worden gestemd, mits alle bestuursleden zich met deze procedure kunnen verenigen. Voor een geldig besluit dient de gewone meerderheid van het aantal bestuursleden voor te stemmen. 

1.4.      Bij staken van de stemmen wordt het voorstel wederom op de eerstvolgende agenda geplaatst. Bij het niet behalen van de gewone meerderheid van stemmen, nadat het weer op de agenda is geplaatst, wordt het voorstel definitief verworpen. 

1.5.      Het bestuur kan niet-bestuursleden uitnodigen haar vergadering bij te wonen; dergelijke genodigden hebben geen stemrecht. 

1.6.      Een bestuurslid dient onmiddellijk alle relevante informatie over (potentieel) tegenstrijdig belang te melden aan het bestuur. Is er sprake van tegenstrijdig belang, dan is het niet toegestaan door het bestuurslid om mee stemmen over het specifieke onderwerp.

 

Artikel 2 - Raadgevende stem

2.1.       Bestuurders en adviseurs hebben een raadgevende stem in de Algemene Ledenvergadering. Raadgevende stem houdt in dat een bestuurder of adviseur de gelegenheid heeft of krijgt bij een Algemene Ledenvergadering een advies te geven aan de leden.

 

Artikel 3 - Vergoeding   

3.1.       Leden van het bestuur en eventuele commissies zijn als zodanig onbezoldigd. Zij kunnen uit de kas van de vereniging een vergoeding ontvangen van de gemaakte telefoonkosten en computerkosten. Het bestuur kan in bescheiden mate vergoeding toekennen voor ten behoeve van de vereniging te maken reiskosten en verblijfkosten. 

3.2.       Voor reiskosten wordt in principe uitgegaan van de kosten van 2^de klasse openbaar vervoer. Een vergoeding van autokosten kan worden gegeven wanneer gebruikmaking van openbaar vervoer duurder, niet mogelijk of zeer bezwaarlijk is. 

3.3.       Rijden met meer dan één auto naar dezelfde bestemming moet worden vermeden. 

3.4.       Secretariaatskosten, zoals portokosten en telefoonkosten worden naar redelijkheid vergoed. 

3.5.       Geringe bedragen, zoals voor maaltijden in bedrijfskantines, worden normaal niet vergoed.

3.6.       Voor de bestuursleden is een Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.

  

Artikel 4 - Communicatie

4.1.       Ter bevordering van het contact tussen het bestuur en de leden wordt op regelmatige basis een nieuwsbrief uitgegeven. 

4.2.       De vereniging verzorgt een website op het Internet.

4.3.       Ieder lid kan zich, bij voorkeur schriftelijk of via het contactformulier op de website van de VDG (www.vdgnl.org/contact/), tot het bestuur wenden om zijn belangen of die van de vereniging te bepleiten of uiteen te zetten. Ingezonden stukken of teksten voor de nieuwsbrief worden beoordeeld door het dagelijks bestuur. Het kan teksten weigeren of inkorten, onder opgaaf van redenen en overleg met de inzender.

4.4.       Indien het bestuur meent, dat een onderwerp van zodanig belang is, dat het onder de speciale aandacht van de leden moet worden gebracht, zal het dit doen bij afzonderlijke brief of rondschrijven, dan wel een speciale editie van de nieuwsbrief.

 

Artikel 5 – Vereisten voor het Erelidmaatschap

5.1.    Minimaal 2 periodes (8 jaar) lid van bestuur van de VDG.

5.2.    Buitengewoon bijgedragen aan de doelstellingen van de VDG.

5.3.    Geen actieve rol meer bij toezicht op de VDG (bijvoorbeeld als lid van de kascommissie).

5.4.    Meerderheid van stemmen binnen het bestuur.

5.5.    Enige andere reden waarom het bestuur van de VDG vindt dat een erelidmaatschap op zijn plaats is.

  

Artikel 6 - Kascontrolecommissie   

6.1.       De in artikel 14 lid 3 van de statuten bedoelde commissie tot onderzoek van de financiële jaarstukken zal bij voorkeur bestaan uit drie leden, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. Slechts twee leden van deze commissie zullen voor het daaropvolgend verenigingsjaar herbenoembaar zijn in die commissie, doch nooit voor meer dan drie opvolgende jaren. Indien ervoor wordt gekozen om twee leden het onderzoek te laten doen, is één aftredend en de ander wordt voor één jaar herbenoemd. De Algemene Ledenvergadering zal jaarlijks de leden van de kascommissie benoemen.

 

Artikel 7 - Commissie Pensioen van de Ondernemingsraad en/of OR Verzekeringscommissie 

7.1.       Vanuit het bestuur wordt een kandidaat benoemd voor deelname aan de commissie Pensioen van de Ondernemingsraad en/of OR Verzekeringscommissie. Voor benoeming van deze kandidaat is een meerderheid van het aantal stemmen benodigd.

7.2.       De door het bestuur van de VDG afgevaardigd lid naar deze commissie is verantwoordelijk voor de communicatie tussen het bestuur van de VDG en voornoemde commissie. Hij/zij doet voorstellen aan deze commissie ten aanzien van de belangen van de gepensioneerden. 

7.3.       Het commissie lid kan zich voor een volgende periode herkiesbaar stellen.

 

Artikel 8 - Kandidaten voor het bestuur van de Stichting Dow Pensioenfonds 

8.1.      Kandidaten voor de vertegenwoordiging van de gepensioneerden in het bestuur van de Stichting Dow Pensioenfonds worden conform de statuten van de Stichting Dow Pensioenfonds door het VDG-bestuur voorgedragen.

 

Artikel 9 - Kandidaten voor het Verantwoordingsorgaan    

9.1.      Kandidaten voor de vertegenwoordiging van de gepensioneerden in het Verantwoordingsorgaan van de Stichting Dow Pensioenfonds worden conform de statuten van de Stichting Dow Pensioenfonds door het VDG-bestuur voorgedragen.

 

Artikel 10 - Onvoorziene omstandigheden

10.1.     Indien zich een omstandigheid voordoet, waarvoor de Wet, de statuten of het huishoudelijk reglement niet in voorzien, is het bestuur bevoegd zelfstandig een besluit te nemen, mits gelegen binnen de taak of het begrip van besturen.

  

Artikel 11 - Bescherming persoonsgegevens

11.1.    Om te kunnen voldoen aan de wet op de privacy en bescherming persoonsgegevens neemt het bestuur van de Vereniging van Dow Gepensioneerden (VDG) de volgende werkwijze in acht:

11.2.    Als belangenvereniging zien we erop toe dat de ingebrachte gegevens van de individuele leden correct worden geadministreerd en bewaakt op een zodanige manier dat er geen misbruik van kan worden gemaakt.

11.3.    De ledenadministratie vindt plaats via een beveiligde internetverbinding en de secretaris draagt er zorg voor dat zijn of haar computer voorzien is van een geactualiseerde internet security tool om eventuele inbraak te voorkomen. Er zijn geen concurrerende verenigingen van de VDG en het lidmaatschap is op vrijwillige basis. VDG-gegevens worden met niemand gedeeld.

 

Artikel 12 - Lidmaatschap en aanmeldingsprocedure zoals bepaald in artikel 5 lid 1 en artikel 7 lid 1 van de statuten 

12.1.   Medewerkers van Dow Benelux, Dow Benelux Integrated Center of Trinseo (ex Dow) krijgen bij hun pensionering een inschrijfformulier van de VDG aangereikt.          

12.2.   De VDG heeft in haar statuten opgenomen dat de vereniging ten doel heeft: “Het behartigen van de belangen van alle pensioengerechtigden ter zake van een pensioenuitkering bij de Stichting Dow Pensioen Fonds.” 

12.3.   Nieuwe leden bevestigen deelname aan de VDG via het VDG-inschrijfformulier of via de VDG-website (http://www.vdgnl.org/nieuwsbrief).  De secretaris ontvangt een (e-mail)bericht van elke aanmelding en controleert dat op juistheid.

12.4.   De leden hebben de VDG bij aanvang van het lidmaatschap vrijwillig ingelicht over de volgende privé gegevens: naam, woonadres, e-mailadres, mannummer en ingangsdatum pensioen. Leden van de Vereniging van Dow gepensioneerden hebben altijd het recht op verwijdering uit het ledenbestand en/of correctie van de gegevens. De secretaris draagt er zorg voor dat de gevraagde wijzigingen worden uitgevoerd en/of worden verwijderd uit het adressenbestand van de VDG.

12.5.   Indien een elektronisch adres bekend wordt gemaakt met als doel opneming in het ledenregister, houdt deze bekendmaking tevens de instemming in om alle kennisgevingen en mededelingen alsmede oproepingen voor een vergadering langs elektronische weg toegezonden te krijgen.

 

Artikel 13- Wijziging van het huishoudelijk reglement

13.1.     Het huishoudelijk reglement wordt door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

 

 

Van toepassing sinds 17 maart 2022